Afspraken meesturen

Boekt een lead zelf een afspraak, via Calendly, je website of een ander agendasysteem, stuur die dan mee met de lead bij Leads aanleveren. Aicquisition zet de lead op Afspraak ingepland bij de closer, maakt een eigen videoruimte (dus wordt het gesprek opgenomen en uitgeschreven) en stuurt de lead een bevestiging met de deelnamelink.

• Nieuw: een afspraak met id, start, duur_minuten en closer_email.
• Verzet: een nieuwe id met de oude als vervangt_id. Het blijft dezelfde afspraak, met dezelfde link.
• Afgezegd: de id met status: "geannuleerd".
• Twee keer hetzelfde: geeft geen tweede afspraak; de id herkent hem.

Hieronder het voorbeeld met Calendly en Zapier.

In Calendly

• Zet de locatie van het event type op "geen", of op een eigen tekst als "Je ontvangt de videolink per mail". Anders maakt Calendly zelf een Google Meet aan.
• Maak het telefoonnummer een verplichte vraag.

Zap 1: nieuwe of verzette afspraak

Trigger: Calendly → Invitee Created. Actie: Webhooks by Zapier → POST naar /api/v2/leads, payload type JSON, met een sleutel die mag aanleveren.

{
  "campagne_id": "…",
  "lijst_id": "…",
  "lead": {
    "telefoon": "[telefoonnummer uit de vragen]",
    "voornaam": "[Invitee First Name]",
    "achternaam": "[Invitee Last Name]",
    "email": "[Invitee Email]",
    "notitie": "[Questions & Answers]",
    "afspraak": {
      "id": "[Invitee URI]",
      "start": "[Event Start Time]",
      "duur_minuten": 30,
      "closer_email": "[e-mailadres van de closer]",
      "vervangt_id": "[Old Invitee]"
    }
  }
}

Zap 2: afgezegde afspraak

Trigger: Calendly → Invitee Canceled, met een filter: alleen doorgaan als Rescheduled false is (een verzetting regelt Zap 1 via vervangt_id).

{
  "campagne_id": "…",
  "lead": {
    "telefoon": "[telefoonnummer uit de vragen]",
    "afspraak": { "id": "[Invitee URI]", "status": "geannuleerd" }
  }
}

De ids van campagne en lijst haal je op met Campagnes opvragen en Lijsten opvragen; het e-mailadres van de closer met Team opvragen.